Ile naprawdę kosztuje ręczne przepisywanie danych (i jak to policzyć w 5 minut)

„U nas to zajmuje chwilę.” Słyszę to w prawie każdej firmie. Potem siadamy z kartką i „chwila” okazuje się połową etatu. Poniżej wzór, trzy prawdziwe procesy z jednej firmy i cztery rzeczy, których nikt nie wpisuje do Excela.

Wzór

minuty na jedno wykonanie × ile razy dziennie × dni w miesiącu ÷ 60 = godziny miesięcznie
godziny miesięcznie × stawka godzinowa = koszt miesięczny

Do stawki godzinowej dolicz ZUS pracodawcy, urlop, chorobowe, sprzęt i biurko. Dla pracownika na 6 000 zł netto realna stawka wychodzi około 60 do 70 zł za godzinę. Minuty mierz stoperem. Kiedy pytam, ludzie mówią „pięć minut”, a stoper pokazuje dwanaście, bo nikt nie liczy szukania maila, przełączania okien i dopytywania klienta.

Trzy procesy z jednej firmy

Firma handlowa, 14 osób, sprzedaż hurtowa części. Liczyliśmy przez godzinę z właścicielem i dwiema osobami z biura.

Trzy procesy, 100 godzin miesięcznie, prawie 7 000 zł. Właściciel przed liczeniem mówił o dwóch, trzech godzinach tygodniowo. Pomylił się dziesięciokrotnie i wcale nie jest wyjątkiem; zwykle wychodzi mi mnożnik od pięciu do dziesięciu.

Czego nie ma w Excelu

Błędy. Źle przepisana ilość to zwrot, kurier w obie strony i zdenerwowany klient. W tej firmie zdarzało się to dwa, trzy razy w miesiącu. Jeden taki przypadek kosztuje więcej niż godzina pracy, a klient pamięta go dłużej niż Ty.

Opóźnienia. Zamówienie, które wpadło o 17:05, leży do rana. Dla klienta to dzień dłuższa dostawa. W tej branży konkurencja ma ten sam towar, więc wygrywa ten, kto wyśle jutro.

Koszt alternatywny. Handlowiec, który przepisuje, nie dzwoni. Księgowa, która szuka faktur, nie analizuje marż. To największa pozycja i nigdy nie ma jej w arkuszu, bo nie da się jej zmierzyć wprost. Ja szacuję ją tak: ile zamówień handlowiec zrobiłby w tych 34 godzinach, gdyby w tym czasie dzwonił.

Rotacja. Nikt nie lubi roboty, o której wie, że „da się zautomatyzować”. W tej firmie osoba od przepisywania zmieniała się mniej więcej co półtora roku. Rekrutacja i wdrożenie nowej to kolejne tygodnie, a przez pierwszy miesiąc błędów jest więcej.

Tip: Na stronie jest kalkulator, który liczy ten wzór za Ciebie, z wynikiem rocznym. Trzydzieści sekund. Wpisz minuty ze stopera, a nie z pamięci.

Od czego zacząć

Największy proces rzadko jest dobrym pierwszym kandydatem. Zadaj sobie dwa pytania: czy proces powtarza się codziennie w ten sam sposób i czy dane już są gdzieś w systemie (mail, arkusz, sklep), a nie w czyjejś głowie. Jeśli kilka procesów spełnia oba warunki, wybierz ten, który boli konkretną osobę; ona będzie chciała, żeby to działało, i powie Ci, kiedy nie działa.

Taki proces automatyzuje się w kilka dni i od razu widać efekt. Potem łatwiej o kolejne, bo ludzie w firmie widzieli, że działa, i sami zaczynają przynosić pomysły. W firmie z tabelki zaczęliśmy od zamówień. Faktury doszły miesiąc później, a pytania klientów jeszcze miesiąc później, kiedy okazało się, że 25 pytań dziennie to w 80 % te same cztery.

Jak liczymy przy wycenie

Przy każdej wycenie dostajesz dwie liczby obok siebie: koszt wdrożenia i miesięczną oszczędność policzoną tym wzorem, na Twoich minutach. Jeśli druga nie jest wyraźnie większa od pierwszej podzielonej przez trzy, odradzam. Zdarza mi się to mniej więcej w jednej firmie na pięć. Automatyzacja ma się zwracać w kwartał.